Tras varios años al frente de Dékuple España, he llegado a una conclusión que quizá no sea muy popular: en muchos casos, a la hora de implantar software que dé soporte y automatice los procesos de negocio de la empresa (que, casi por definición, son únicos y distintos para cada empresa), una solución desarrollada a medida, adaptada exactamente a las necesidades de la empresa, puede ser mejor que adquirir un software comercial estándar.
Esta idea, por supuesto, no aplica a paquetes de software muy comunes como procesadores de texto o plataformas de e-commerce; en esos casos, no tiene sentido reinventar la rueda, basta con comprar la solución y listo. Pero en lo que se refiere al software que gestiona procesos específicos – desde una herramienta de control de horas, pasando por una plataforma de gestión de incentivos, o llegando incluso a un ERP – un enfoque a medida tiene ventajas que no podemos ignorar.
Software a medida: nada más, nada menos
Al adquirir un paquete de software estándar, se paga por tres funcionalidades:
Funcionalidades que realmente se necesitan
Funcionalidades que se cree que se van a necesitar (pero, seamos francos, probablemente no se necesiten nunca)
Funcionalidades que eres se sabe que nunca se necesitarán
Y aun así, se paga por todas ellas.
Aún peor, es muy probable que el software carezca de algunas funcionalidades que sí se van a necesitar, y en ese caso la empresa se enfrenta a dos malas opciones:
Personalizar el software a fondo, usando consultores externos certificados, intentando conseguir que el software haga algo para lo que nunca fue diseñado.
Cambiar los procesos de la empresa para adaptarlos al software, lo cual es aún peor. Es el negocio quien debería dictar las necesidades de software, no al revés.
El software a medida, en cambio, es como un traje hecho por un sastre: se ajusta perfectamente, no sobra nada, no falta nada. Esto no solo ahorra costes, sino que también simplifica la vida de los usuarios, evitando que se distraigan con funcionalidades innecesarias o que nunca van a utilizar.
Un software sencillo mejora la experiencia de usuario
Las funcionalidades innecesarias del software estándar no solo inflan el coste; también saturan la interfaz y complican el uso. Cuando los usuarios se ven desbordados con demasiadas opciones, tienden a:
Evitar usar el software.
Usarlo de manera inconsistente o incorrecta, creando el caos en datos y en flujos de trabajo.
Con un software a medida, la interfaz es tan clara como tus necesidades. No hay desorden, y los usuarios pueden centrarse en lo que realmente importa, asegurando un uso coherente y correcto en toda la organización.
El coste del software a medida se está reduciendo
El coste total de soluciones desarrolladas a medida está reduciéndose.
No hace tanto, el coste total (TCO) del software estándar era más atractivo que construir algo desde cero. Pero las cosas han cambiado:
Frameworks de desarrollo software de alto nivel (como Ruby on Rails, que usamos en Dékuple, aunque, por supuesto, hay otros) han aumentado enormemente la productividad de los desarrolladores. Desarrolladores con experiencia pueden crear aplicaciones complejas en una fracción del tiempo que les llevaba hace años.
Pueden usarse también plataformas de low-code o no-code para mejorar aún más la productividad. Se pierde quizá algo de flexibilidad, pero aún así puede ser suficiente para cubrir las necesidades.
Herramientas de IA como GPT-4 y Claude aceleran aún más los tiempos de desarrollo: los desarrolladores pueden crear esqueletos rápidamente y centrarse en su lugar en adaptar la solución a las necesidades específicas del negocio.
La tecnología en la nube y la tecnología de contenedores hacen que alojar software internamente sea sencillo, eliminando la necesidad de infraestructura cara o difícil de mantener.
Hace un par de años, en Dékuple España, necesitábamos poner en marcha una pequeña herramienta de control de horas. Las opciones SaaS nos habrían costado alrededor de 3.000 EUR/año (no es gran cosa, soy consciente). En su lugar, construimos un módulo sencillito de control de horas en nuestro ERP interno; nos llevó únicamente 20 horas de desarrollador. Requiere un mantenimiento mínimo y nos ahorra unos cuantos miles de EUR al año.
Caso práctico: ejemplo del sector seguros
Uno de nuestros clientes, una importante compañía de seguros, nos llamó hace tres años porque llevaba años usando un paquete software comercial para gestionar su red de ventas, y estaba atascado y frustrado por la rigidez de la solución. Era cara, difícil de adaptar, el soporte se prestaba desde otro país y zona horaria y, finalmente, no daba soporte a sus procesos constantemente en evolución.
Decidieron dar el salto y desarrollamos con ellos una solución software a medida. Tres años después, están:
Mucho más satisfechos, porque el software se ajusta exactamente a sus necesidades.
Ahorrando cientos de miles de euros al año al evitar costes de licencias y consultoría.
Conclusión: el sofware a medida es una opción a considerar seriamente
La decisión entre comprar o desarrollar software no es solo una cuestión de costes: el verdadero objetivo es alinear las herramientas con la estrategia del negocio. En aquellos casos en los que es necesario que el software esté perfectamente adaptado a los procesos de la empresa, construir una solución propia y a medida da mucha más agilidad que una solución off-the-shelf. La empresa, y no el fabricante del software, controla las funcionalidades, la interfaz y la dirección de las futuras actualizaciones.
En muchas empresas, el software a medida, en esos casos, podría ser la mejor inversión. No se trata de gastar menos - o no únicamente - sino de invertir en una solución que crezca y de soporte al negocio.
